¿Qué es una factura y cuándo hay que emitirla?
Una factura es el documento que acredita una venta o una prestación de servicios entre dos partes. Sirve a la vez como prueba contable, justificante fiscal y título de crédito. En un restaurante, entra en juego en cuanto un cliente profesional te la reclama.
La nota que entregas al final de la comida no es una factura en sentido estricto. Es un documento de caja destinado al consumidor final. Ambos siguen reglas distintas, y confundirlos sale caro en caso de inspección.
La nota entregada a un cliente particular
La orden del 8 de junio de 1967 obliga a entregar una nota a toda persona física cuando la cuenta supera los 25 euros con impuestos incluidos. Por debajo de ese umbral, sigue siendo obligatoria si el cliente la pide. Debe indicar la fecha, el nombre y la dirección del establecimiento, el detalle de los platos y las bebidas, el precio de cada artículo y el importe total a pagar.
Esa nota también compromete tu carta. Los precios anunciados deben coincidir al céntimo con los que figuran en la cuenta. Es el punto que más señalan los inspectores de consumo, mucho antes que las cuestiones de IVA.
La factura emitida a un cliente profesional
En cuanto el comprador es una empresa, un comité de empresa o una asociación, tienes que emitir una factura completa. El artículo 289 del Code général des impôts y el artículo L441-9 del Code de commerce fijan la lista de menciones obligatorias. Un seminario, una comida de trabajo, un servicio de catering: todos estos casos entran en ese régimen.
La factura se emite por duplicado: el original para el cliente y una copia que conservas 10 años. Se emite en el momento de realizar la prestación, no varias semanas después.
| Elemento | Nota entregada a un particular | Factura para un profesional |
|---|---|---|
| Umbral de entrega | Obligatoria por encima de 25 euros con impuestos | Obligatoria desde el primer euro |
| Identidad del cliente | No se exige | Nombre o razón social y dirección de facturación |
| Numeración | Basta el número de caja | Número de factura correlativo y sin saltos |
| SIREN y forma jurídica | No se exigen | Número SIREN, RCS, capital social |
| Menciones de pago | No se exigen | Plazo, intereses de demora, indemnización a tanto alzado |
| Plazo de conservación | 6 meses para la copia | 10 años |
Las menciones obligatorias de una factura, línea por línea
La lista es larga, pero se memoriza por bloques: quién vende, quién compra, qué, cuánto, cuándo y en qué condiciones. Basta con que falte un solo dato para que el documento no sea conforme.
La identidad del vendedor y de la empresa
El nombre del vendedor encabeza la factura. En una sociedad, se trata de la denominación social seguida de la forma jurídica y del importe del capital social. En el caso de un empresario individual, el apellido va antes o después de la mención EI.
- Dirección del domicilio social y, si es distinta, dirección del establecimiento que presta el servicio
- Número SIREN de nueve dígitos, o SIRET de catorce dígitos
- Ciudad del registro mercantil seguida del número RCS
- Número de IVA intracomunitario cuando estás sujeto a él
El número SIREN identifica a la empresa; el SIRET identifica al establecimiento. Ambos se aceptan, pero el SIRET es más preciso si explotas varias direcciones.
El número de factura y la fecha de emisión
Cada factura lleva un número único, asignado según una secuencia continua. Puedes usar series distintas por año o por actividad, siempre que mantengas la coherencia. Para un inspector, un número que falta es indicio de una factura eliminada.
La fecha de emisión es el día en que elaboras el documento. También hay que indicar la fecha de la prestación o de la entrega cuando es diferente. Para un banquete servido el día 12 y facturado el 15, ambas fechas deben aparecer en la factura.
El detalle de la prestación y los importes
El detalle es la parte que más descuidan los restauradores. Escribir simplemente «servicio de restauración» no basta. Tienes que describir la naturaleza exacta de la operación, la cantidad, el precio unitario sin impuestos y los posibles descuentos.
El pie de factura recoge el importe total sin impuestos, el importe de IVA por cada tipo y el total con impuestos incluidos. Cuando conviven varios tipos en la misma factura, cada línea debe remitir con claridad al suyo.
De cada diez facturas de seminario revisadas en un establecimiento, siete mezclan las bebidas alcohólicas y la comida en una sola línea. El cliente ya no puede deducir bien su IVA, y es el restaurante quien recibe la reclamación.
IVA: las menciones fiscales propias de la restauración
La restauración acumula varios tipos en un mismo ticket. Eso es lo que hace que tus facturas sean más técnicas que las de un comercio normal.
Los tipos aplicables al consumo en el local
Los platos y las bebidas sin alcohol consumidos en el local tributan al 10 %. Las bebidas alcohólicas tributan al tipo general del 20 %. Los productos vendidos para llevar en un envase que permite su conservación pasan al 5,5 %.
En una factura de comida de trabajo es habitual, por tanto, tener dos e incluso tres tipos. Cada tipo de IVA aplicable debe aparecer con su base y su importe, sin agregarlos en un solo bloque.
IVA no aplicable: la franquicia de IVA
Algunas estructuras no repercuten impuesto. Un catering constituido como microempresa acogido al régimen de franquicia no recauda IVA ni lo deduce. En ese caso incluye una mención concreta: TVA non applicable, art. 293 B du CGI.
Esa fórmula no es decorativa. Sin ella, la Administración considera que el impuesto era exigible y te lo reclama. Escribir solo «no aplicable», sin referencia al artículo, no te protege.
Número de IVA y clientes extranjeros
En una prestación de servicios facturada a una empresa establecida en otro país de la Unión, tu número de IVA intracomunitario y el del cliente deben figurar en la factura. Añades la mención de inversión del sujeto pasivo. El mismo principio se aplica a las operaciones exentas, que remiten al artículo correspondiente del CGI.
Pago, intereses y menciones relativas al cobro
El bloque de pago es el que más se olvida, a pesar de que el Code de commerce lo sanciona de forma expresa.
- Fecha de vencimiento del pago y plazo concedido
- Tipo de interés de demora aplicable en caso de pago tardío
- Indemnización a tanto alzado de 40 euros por gastos de cobro, exigible a cualquier cliente profesional
- Descuento por pronto pago, o la mención de que no se aplica ninguno
El plazo general entre profesionales es de 30 días tras la prestación. Puede llegar a 60 días si el contrato lo prevé. Para un restaurante que trabaja con cuentas de cliente mensuales, esta información es tu único respaldo ante un impago.
Abonos, facturas rectificativas y otros casos particulares
Un error nunca se corrige modificando una factura ya emitida. Emites un abono, que recoge todas las menciones obligatorias de la factura inicial.
El abono lleva su propio número y su propia fecha de emisión, y hace referencia explícita al número de la factura anulada o corregida. Los importes se expresan en negativo, con el IVA correspondiente. Un abono parcial se limita a la cantidad realmente devuelta.
Otro caso frecuente: la factura de anticipo por una privatización del local. Sigue las mismas reglas y deberá descontarse del importe total en la factura final. Piensa también en las menciones ligadas a tu carta: la información sobre alérgenos y sobre el origen de las carnes responde a una obligación de información sobre alérgenos en el restaurante, distinta pero controlada por los mismos agentes.
La facturación electrónica: qué cambia para tu establecimiento
La reforma de la facturación electrónica impone de forma progresiva el intercambio de facturas entre profesionales a través de plataformas homologadas. La recepción pasa a ser obligatoria para todas las empresas el 1 de septiembre de 2026. La emisión llega el 1 de septiembre de 2026 para las grandes empresas y las empresas de tamaño intermedio, y el 1 de septiembre de 2027 para las pymes y las microempresas.
Una factura electrónica no es un PDF enviado por correo. Es un archivo estructurado, legible por una máquina y transmitido por una plataforma. El formato libre desaparece en las operaciones entre sujetos pasivos establecidos en Francia.
Con la reforma llegan cuatro menciones adicionales: el número SIREN del cliente, la dirección de entrega si es distinta, la naturaleza de la operación (bienes, servicios o mixta) y la opción por el pago del impuesto según los cargos. Anticípalas ya en tus plantillas.
Tu software de caja ya debe estar certificado conforme a los requisitos de inalterabilidad y conservación. Comprueba con tu proveedor que también gestionará los flujos electrónicos. Muchas soluciones de carta digital para restaurantes se conectan ya con la caja, lo que reduce las reintroducciones de datos entre el menú, el ticket y la factura.
Sanciones: ¿qué se arriesga con una factura no conforme?
El régimen es doble. En el plano fiscal, el artículo 1737 del CGI prevé una multa de 15 euros por cada mención omitida o inexacta, con un límite de la cuarta parte del importe de la factura. Una factura de 400 euros con seis olvidos no costará más de 100 euros, pero repetido a lo largo de un año la escala cambia.
En el plano mercantil, el Code de commerce prevé una multa administrativa de hasta 75 000 euros para una persona física y 375 000 euros para una sociedad. Estos importes se duplican en caso de reincidencia en los dos años siguientes.
El riesgo real está en otra parte: una factura no conforme puede impedir a tu cliente deducir el IVA. Y te lo reclamará a ti. Para comprobar que una factura es conforme, reléela con la lista de menciones delante, bloque por bloque, antes de enviarla.
Estos hábitos de cumplimiento valen para todos tus soportes. La exhibición de precios en sala y en el escaparate obedece a la misma lógica de trazabilidad: lo que el cliente lee debe coincidir con lo que paga y con lo que tú facturas.