Zwei Grenzwerte, die oft verwechselt werden
Wenn ein Gast vom Limit für Restaurantschecks spricht, meint er die Grenze von 25 € pro Tag. Wenn sein Arbeitgeber davon spricht, meint er etwas anderes: den Steuerfreibetrag für seinen Arbeitgeberzuschuss. Beide Begriffe haben weder denselben Betrag noch dieselbe Wirkung.
Der erste Grenzwert betrifft die Verwendung der Schecks im Lokal oder im Handel. Der zweite regelt die Finanzierung der Schecks durch das Unternehmen und deren steuerliche Behandlung. Wer diesen Unterschied kennt, erspart sich die Hälfte der Diskussionen am Tresen.
- Tageslimit für die Verwendung: 25 € an Schecks pro Tag und Person.
- Steuerfreibetrag: Höchstbetrag des Zuschusses des Arbeitgebers, der von Sozialabgaben befreit ist.
- Nennwert: der auf dem Scheck aufgedruckte oder aufgeladene Betrag, den das Unternehmen frei festlegt.
Der Steuerfreibetrag für den Arbeitgeberzuschuss
So funktioniert er
Der Arbeitgeber zahlt einen Teil des Schecks, der Arbeitnehmer den Rest. Dieser Arbeitgeberanteil ist bis zu einer jährlich festgelegten Grenze von Sozialabgaben befreit. Darüber hinaus wird der übersteigende Teil der Beitragsbemessungsgrundlage zugerechnet und wird zu einer Belastung wie jede andere.
Die Bedingungen im Einzelnen
Für die Steuerbefreiung müssen zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sein. Der Zuschuss des Arbeitgebers muss zwischen 50 % und 60 % des Nennwerts der Schecks ausmachen. Und er darf den geltenden Höchstbetrag nicht überschreiten.
Ein Scheck pro Arbeitstag, nicht mehr. An arbeitsfreien Tagen, im Urlaub und bei Abwesenheit besteht kein Anspruch. Wer in der Betriebskantine isst, hat ebenfalls keinen Anspruch.
Die maßgeblichen Beträge
Der Steuerfreibetrag lag zum 1. Januar 2025 bei 7,26 € je Scheck. Er wird jedes Jahr angepasst und folgt der Entwicklung der Verbraucherpreise ohne Tabak. Prüfen Sie für 2026 den genauen Betrag, den die URSSAF veröffentlicht, bevor Sie ihn einem Gast nennen: Der Unterschied von Jahr zu Jahr liegt bei wenigen Cent.
Dieser Freibetrag bestimmt, welcher Scheckwert für ein Unternehmen am sinnvollsten ist. Bei einem gedeckelten Zuschuss von 7,26 € liegt der optimale Nennwert zwischen 12,10 € und 14,52 €, je nachdem, ob der Arbeitgeber 60 % oder 50 % übernimmt. Das erklärt, warum Sie heute immer öfter Schecks über 11, 12 oder 13 € kassieren.
In einer Brasserie in der Innenstadt ist der durchschnittliche Wert der eingelösten Schecks in fünf Jahren von 8,50 € auf über 11 € gestiegen. Der durchschnittliche Mittagsbon ist fast automatisch mitgewachsen.
Das Verwendungslimit: 25 € pro Tag
Seit Oktober 2022 darf ein Arbeitnehmer pro Tag bis zu 25 € mit Schecks bezahlen. Diese Grenze ist ein Höchstwert und gilt pro Tag, nicht pro Woche. Sie gilt im Restaurant genauso wie im Supermarkt.
Der Scheck bleibt ausschließlich an Arbeitstagen einsetzbar. Weder sonntags noch an Feiertagen, sofern der Scheck für Beschäftigte, die an diesen Tagen arbeiten, nichts anderes ausweist. In der Praxis liegt die Kontrolle bei Papierschecks bei Ihnen, bei digitalen Schecks beim Herausgeber.
Restaurant, Supermarkt und Lebensmittel
Die Verwendung von Restaurantschecks umfasst verzehrfertige Mahlzeiten, aber auch bestimmte Lebensmittel im Handel. Diese vom Gesetzgeber verlängerte Ausweitung hat die Kaufkraft der Inhaber erhöht und einen Teil des Volumens in den Einzelhandel umgelenkt. Ein Grund mehr, Ihr Mittagsangebot zu pflegen.
Annahmebedingungen aus Sicht des Betreibers
Restaurantschecks anzunehmen ist keine Selbstverständlichkeit. Sie müssen bei jedem Herausgeber angeschlossen sein oder für Papierschecks über die zentrale Abrechnungsstelle gehen. Jeder Vertrag legt eigene Provisionen und Fristen fest.
- Gültigkeitsdatum prüfen: Papierschecks verfallen am 31. Januar des Folgejahres, ein Umtausch ist im Februar noch möglich.
- Kein Wechselgeld auf Papierschecks herausgeben: So lautet die Regel, auch wenn sie für Ärger sorgt.
- Das Tageslimit und die Zahl der für eine Mahlzeit vorgelegten Schecks kontrollieren.
- Die akzeptierten Zahlungsmittel klar ausweisen, genauso wie Ihre Preise.
Diese Information gehört zu dem, was der Gast vor der Bestellung finden muss, ebenso wie die Preisauszeichnung im Lokal und an der Fassade. Eine aktuelle Karte verhindert Missverständnisse beim Bezahlen.
Erstattung: was es wirklich kostet
Ein Scheck ist kein sofortiges Geld. Zwischen der Annahme und der Überweisung stehen eine Provision und eine Frist. Genau dort entscheidet sich Ihre tatsächliche Marge im Mittagsgeschäft.
| Kriterium | Papierscheck | Digitaler Scheck |
|---|---|---|
| Durchschnittliche Provision | 3 % bis 5 % des Werts | 2 % bis 4 % des Werts |
| Erstattungsfrist | 8 bis 15 Tage nach Versand | 2 bis 5 Werktage |
| Aufwand | Sortieren, Zählen, Beleg, Versand | Keiner, automatischer Ablauf |
| Fehlerrisiko | Abgelaufene oder abgelehnte Schecks | Automatische Limitprüfung |
Bei 400 eingelösten Schecks pro Monat mit einem durchschnittlichen Wert von 11 € bedeutet eine Provision von 4 % 176 € pro Monat. Das sind über 2.000 € im Jahr, denen die Gästezahl gegenübersteht, die Ihnen diese Schecks bringen.
Das Mittagsgeschäft steuern, wenn die Scheckwerte steigen
Der steigende Steuerfreibetrag treibt den Nennwert nach oben. Ihre Gäste haben also ein höheres Mittagsbudget, das aber bei 25 € endet. Ein Menü für 24,50 € geht noch vollständig durch; bei 26 € zahlt der Gast den Rest per Karte.
Kalkulieren Sie Ihre Menüs knapp unter dieser Schwelle statt darüber. Und behalten Sie parallel Ihre Wareneinsatzkosten im Blick, denn die Mittagsmarge entscheidet sich über wenige Cent. Eine konsequente Lagerverwaltung bringt oft mehr als eine Preiserhöhung.
Im Service erlaubt Ihnen eine in Echtzeit aktualisierte digitale Karte, ein Menü innerhalb von Minuten neu zu positionieren, wenn sich die Grenzwerte ändern. Sie sparen den Nachdruck und testen Ihre Preise schneller.
Die Fehler, die teuer werden
Erster Fehler: Schecks über dem Tageslimit annehmen. Der Herausgeber kann die Erstattung des übersteigenden Teils verweigern.
Zweiter Fehler: Fristen vergessen. Ein Bündel Papierschecks, das nach dem 31. Januar verspätet eingereicht wird, wird nicht mehr erstattet, und niemand wird Sie darauf hinweisen.
Dritter Fehler: nie nachverhandeln. Über die Provisionen lässt sich ab einem gewissen Monatsvolumen reden, besonders wenn Sie Schecks mehrerer Herausgeber annehmen. Vergleichen Sie Ihre Abrechnungen einmal im Jahr und fordern Sie eine Anpassung.
Und schließlich: Verwechseln Sie die Rollen nicht. Steuerfreibetrag, Arbeitgeberzuschuss und Finanzierung sind Sache des Arbeitgebers und seines Betriebsrats (CSE). Sie kassieren, kontrollieren das Tageslimit und behalten Ihre Erstattungsfristen im Auge.