Die Norm NF525, kurz erklärt
NF525 ist eine Zertifizierung, die eine unabhängige Stelle für eine Kassensoftware oder ein Kassensystem ausstellt. Sie bescheinigt, dass das Produkt die vier steuerlichen Anforderungen Frankreichs erfüllt: Unveränderbarkeit, Sicherung, Aufbewahrung und Archivierung der Verkaufsdaten.
Ein Missverständnis hält sich hartnäckig: NF525 ist kein Gesetz. Das Gesetz ist Artikel 286-I-3 bis des französischen Steuergesetzbuchs, eingeführt mit dem Haushaltsgesetz 2016 und in Kraft seit dem 1. Januar 2018. Es verlangt Konformität, nicht ausgerechnet die Zertifizierung NF Logiciel.
Anders gesagt: NF525 ist einer von zwei Wegen, die Konformität nachzuweisen. Der zweite ist die individuelle Bescheinigung des Softwareherstellers. Beide haben vor der Steuerverwaltung exakt denselben rechtlichen Wert.
Wer von der Norm NF525 betroffen ist
Der Anwendungsbereich ist enger, als viele denken. Betroffen sind umsatzsteuerpflichtige Betriebe, die Zahlungen von Privatkunden in einer Kassensoftware erfassen. Ein Restaurant, eine Bar, eine Bäckerei, ein Friseursalon: ja. Ein Großhändler, der ausschließlich an Gewerbetreibende fakturiert: nein.
- Sie kassieren bei Privatkunden und nutzen eine Kassensoftware oder ein Kassensystem: Sie sind betroffen.
- Sie arbeiten noch mit Durchschreibeblock oder einer rein mechanischen Registrierkasse ohne Speicher: die Pflicht greift nicht.
- Sie fallen unter die Kleinunternehmerregelung oder sind von der Umsatzsteuer befreit: Sie sind außen vor.
- Sie fakturieren ausschließlich an Unternehmen, mit Rechnung für jeden Vorgang: außerhalb des Anwendungsbereichs.
Oft übersehen: Eine Tabellenkalkulation oder eine Rechnungssoftware, mit der auch kassiert wird, fällt ebenfalls darunter. Entscheidend ist nicht der Name des Produkts, sondern der tatsächliche Einsatz am Tresen.
Was die NF525-Zertifizierung garantiert
NF525 prüft, ob Ihr Kassensystem vier Zusagen einhält. Das ist das bekannte ISCA-Quartett, das jeder Hersteller im Schlaf aufsagen kann.
Unveränderbarkeit
Eine einmal bestätigte Verkaufszeile kann nicht mehr verschwinden. Korrigieren ja, löschen nie. Eine Stornierung erzeugt einen zusätzlichen Eintrag, nachvollziehbar, mit Zeitstempel und Signatur. Einen Umsatz vom Abendservice am nächsten Morgen anzupassen, ist unmöglich.
Sicherung
Die erfassten Daten sind über eine elektronische Signatur miteinander verkettet. Wer einen Bon anfasst, bricht die Kette, und die Prüfung sieht es sofort. Das ist der Kern des Vorgehens gegen Umsatzsteuerbetrug.
Aufbewahrung
Die Software erzeugt Tages-, Monats- und Jahresabschlüsse, kumulativ und unveränderbar. Sie müssen sechs Jahre lang verfügbar bleiben – so lang läuft die Nachforderungsfrist der Verwaltung.
Archivierung
Aufbewahrungs- und Archivierungspflicht verlangen, dass die Daten in einem lesbaren, eingefrorenen Format exportiert werden, das ein Prüfer auch ohne die Ursprungssoftware öffnen kann. Falls Ihr Anbieter morgen schließt, müssen die Archive weiter nutzbar sein.
In der Praxis erfahren neun von zehn Gastronomen erst von ihrem Zertifikat, wenn ein Prüfer danach fragt. Das Dokument war da, geöffnet hatte es nie jemand.
Welche Kassensysteme heute konform sind
Nahezu alle professionellen Lösungen, die seit 2018 in Frankreich verkauft werden, sind konform. Die eigentliche Frage ist nicht die Marke, sondern die Version und die Art der Nutzung.
Die etablierten Anbieter in der Gastronomie, die Touchkassen der Fachhändler, verbraucherfreundliche Zahlungslösungen wie SumUp oder Zettle, ERP-Systeme wie Odoo: Alle bieten eine konforme Version an. In mehreren Fällen hängt die Konformität allerdings an einem kostenpflichtigen Modul oder an einer französischen Lokalisierung, die aktiviert sein muss.
Odoo ist das Musterbeispiel: Das Zertifikat deckt die Enterprise-Edition mit installiertem Frankreich-Modul ab, nicht eine blanke Community-Instanz. SumUp wiederum stellt für seine Kassenlösungen eine Konformitätsbescheinigung aus – ein einfaches Kartenterminal ist jedoch kein Kassensystem und fällt nicht in den Anwendungsbereich.
NF525-Zertifizierung oder Herstellerbescheinigung
Beide Wege führen zur Konformität. Sie kosten und wiegen aber nicht dasselbe.
| Kriterium | NF525-Zertifizierung | Herstellerbescheinigung |
|---|---|---|
| Wer stellt aus | Akkreditierte Drittstelle (AFNOR Certification, Infocert) | Der Softwarehersteller, in alleiniger Verantwortung |
| Rechtlicher Wert | Identisch | Identisch |
| Vorherige Prüfung | Technisches und dokumentarisches Audit, danach Folgeaudits | Keine externe Prüfung |
| Kosten für den Hersteller | Mehrere tausend Euro pro Jahr, oft weitergegeben | Gering |
| Auswirkung auf Ihren Preis | Rund 10 bis 20 % Aufschlag auf das Abo | Neutral |
| Risiko im Streitfall | Gering, unabhängiger Nachweis | Höher, wenn der Hersteller verschwindet |
So finden Sie heraus, ob Ihre Kasse normkonform ist
Fünf Prüfungen genügen, und sie dauern keine halbe Stunde.
- Suchen Sie in Ihrem Kundenbereich nach dem Konformitätszertifikat oder der Bescheinigung als PDF, ausgestellt auf Ihren Firmennamen.
- Prüfen Sie das Datum: Das Dokument muss die Version abdecken, die Sie heute nutzen, nicht die von 2019.
- Wird darin AFNOR oder Infocert genannt, kontrollieren Sie die Zertifikatsnummer auf der Website der Stelle.
- Starten Sie einen Testabschluss und versuchen Sie, einen Bon zu löschen: Ein konformes System verweigert das und legt einen Stornoeintrag an.
- Exportieren Sie Ihre Steuerarchive und öffnen Sie die Datei außerhalb der Software. Ist sie unlesbar, ist die Archivierung nicht konform.
Finden Sie nichts, schreiben Sie Ihrem Anbieter und fordern Sie ausdrücklich das Zertifikat oder die Bescheinigung für Ihre Version an. Ein seriöser Anbieter antwortet innerhalb von 48 Stunden. Anhaltendes Schweigen ist ein Warnsignal.
Was bei einer Kontrolle passiert
Seit 2018 kann ein Prüfer unangekündigt erscheinen, im Rahmen einer punktuellen Kontrolle, die auf genau diesen Punkt beschränkt ist. Er verlangt das Dokument, testet mitunter eine Stornierung und sieht sich die Abschlüsse an. Der Besuch dauert selten länger als eine Stunde.
Können Sie nichts vorlegen, beträgt das Bußgeld 7.500 Euro pro betroffener Software, mit 60 Tagen Frist zur Nachbesserung. Liegt danach kein Nachweis vor, wird die Sanktion erneut verhängt. Bewahren Sie das PDF also im Ordner im Büro auf, nicht nur im Mailpostfach.
Bestellung, Zahlung und Kasse: worauf es wirklich ankommt
Viele Gastronomen führen eine digitale Karte, Bestellung am Tisch oder Bezahlen per Smartphone ein und fragen sich, ob daraus eine neue Pflicht entsteht. Die Antwort hängt an einem einzigen Kriterium: Erfasst das Werkzeug die Zahlung, oder stößt es sie nur an?
Eine digitale Speisekarte, die Ihre Gerichte anzeigt und die Bestellung übermittelt, kassiert nicht. Ihre Kasse erfasst den Verkauf, signiert die Zeile und archiviert sie. Die Konformität liegt weiterhin beim Kassensystem. Wenn Sie Bezahlen per QR-Code am Tisch einführen, prüfen Sie einfach, ob die Zahlungen in der Kasse landen und nicht in einer parallelen Tabelle.
Technisch bleibt der Ablauf unspektakulär: ein angezeigter Code, ein Scan, eine Weiterleitung. Falls das Thema neu für Sie ist, räumt unsere Erklärung dazu, wie ein QR-Code funktioniert, die meisten Zweifel in wenigen Minuten aus.
Die Regel passt in einen Satz: Lassen Sie dort zertifizieren, wo das Geld erfasst wird, und halten Sie den Rest einfach.