Schritt 1 — Die aktuelle Karte prüfen
Bevor Sie irgendetwas digitalisieren, nehmen Sie sich 30 Minuten zum Aufräumen. Setzen Sie sich mit Ihrer Papierkarte und einem Kaffee hin und gehen Sie Gericht für Gericht durch. Stellen Sie sich drei Fragen:
- Gibt es dieses Gericht überhaupt noch? (Sie wären überrascht, wie viele „Karteileichen" sich auf manchen Karten halten)
- Stimmt die Beschreibung noch? (Beilagen, Garnitur, Garmethode)
- Entspricht der Preis dem aktuellen Tarif? (Viele Karten laufen ein halbes Jahr mit alten Preisen weiter)
Nutzen Sie die Gelegenheit, um eine saubere Datei anzulegen: Name des Gerichts, Beschreibung (maximal 2–3 Zeilen), Preis, Allergene, Foto, falls vorhanden. Eine Excel-Tabelle oder ein Google Sheet reicht dafür völlig aus.
„Das Prüfen der Karte war der nützlichste Moment. Wir haben 8 Gerichte gestrichen, die wir gar nicht mehr servierten, 12 Preise korrigiert und 30 Beschreibungen neu geschrieben. Unsere Karte war noch nie so aufgeräumt." — Karim, Inhaber einer Brasserie in Lyon
Schritt 2 — Die passende Software auswählen
Der Markt ist voll von Anbietern. Für eine fundierte Entscheidung prüfen Sie vier zentrale Kriterien:
Die tatsächlichen Monatskosten
Vorsicht bei „kostenlosen" Lösungen, die ihr Logo auf Ihre Karte setzen, Ihre Daten verkaufen oder jede Änderung berechnen. Ein transparentes Monatsabo (etwa 9 bis 19 €) ist am Ende meist günstiger und verlässlicher.
Der automatische Import
Wenn Sie 80 Gerichte von Hand eintippen müssen, geben Sie vorher auf. Gute Systeme importieren aus einem PDF, einem Foto oder einer Excel-Datei und erkennen die Kategorien automatisch.
Integrierte Mehrsprachigkeit
Prüfen Sie, ob Übersetzungen enthalten sind – und ob sie etwas taugen, also nicht bloß rohes Google Translate. Eine auf Gastronomie trainierte KI übersetzt „magret de canard" mit „Entenbrust" und nicht mit „Enten-Magret".
Allergene nach LMIV
Das ist eine gesetzliche Pflicht, kein Komfortfeature. Eine gute Software bietet klare Symbole für die 14 Hauptallergene und einen Filter auf Gästeseite.
Schritt 3 — Importieren und strukturieren
Steht die Software fest, dauert der Import in der Regel 30 bis 60 Minuten. Ein paar bewährte Regeln:
- Legen Sie zuerst die Kategorien an (Vorspeisen, Hauptgerichte, Desserts, Getränke), erst danach die Gerichte
- Fotos nur bei den Signature-Gerichten – nicht bei der Dosenlimonade
- Allergene direkt beim Import pro Gericht hinterlegen, nicht später (sonst geht es unter)
- Lesen Sie jede Übersetzung beim ersten Mal gegen. Danach können Sie der KI vertrauen
Schritt 4 — Das Team schulen
Der am häufigsten übersprungene Schritt – und der wichtigste. Ihr Service steht in der ersten Reihe: Ein Gast, der nicht weiß, wie man scannt, fragt die Bedienung, nicht die Software.
Planen Sie 30 Minuten vor der Öffnung an einem ruhigen Tag ein. Lassen Sie jedes Teammitglied den QR-Code einmal selbst scannen. Zeigen Sie, wie man die Sprache wechselt, einen Allergenfilter setzt und zwischen den Kategorien navigiert. Geben Sie die Antworten auf die drei häufigsten Gästefragen vor:
- „Ich habe kein Smartphone" → Papierkarte als Reserve vorhanden
- „Es öffnet sich nichts" → Kamerafreigabe des Geräts prüfen
- „In welcher Sprache ist das?" → Sprachauswahl oben rechts
Schritt 5 — Die Gäste mitnehmen
Setzen Sie nicht voraus, dass jeder den Ablauf kennt. Bereiten Sie Ihre Gäste vor:
- Ein Tischaufsteller mit gut sichtbarem QR-Code und einem kurzen Hinweis („Scannen Sie für unsere Karte – in 8 Sprachen verfügbar")
- Ein Satz der Bedienung bei der Begrüßung: „Unsere Karte finden Sie über den QR-Code auf dem Tisch, sagen Sie gern Bescheid, wenn ich helfen kann"
- Ein paar Papierkarten als Reserve, ohne aktiv darauf hinzuweisen (sonst scannt niemand)
- Ein Hinweis auf Ihren Social-Media-Kanälen und bei Google Unternehmensprofil: „Ab sofort digitale Karte in 8 Sprachen"
Das Wichtigste in Kürze
- Schritt 1: Karte prüfen (30 Min.) – Karteileichen streichen
- Schritt 2: transparente Software wählen, mit Auto-Import und Mehrsprachigkeit
- Schritt 3: importieren, beginnend mit den Kategorien
- Schritt 4: Team 30 Minuten vor Öffnung schulen
- Schritt 5: Gäste über Tischaufsteller und Service informieren
- 2–3 Papierkarten in Reserve halten, ohne dafür zu werben