Che cos'e una fattura e quando dovete emetterla?
La fattura e il documento che attesta una vendita o una prestazione di servizi tra due parti. Vale insieme come prova contabile, giustificativo fiscale e titolo di credito. In un ristorante entra in gioco nel momento in cui un cliente professionale ve la chiede.
La ricevuta che consegnate a fine pasto non e una fattura in senso stretto: e un documento di cassa destinato al consumatore finale. I due documenti seguono regole diverse, e confonderli costa caro in caso di controllo.
La ricevuta consegnata a un cliente privato
Il decreto dell'8 giugno 1967 impone la consegna di una ricevuta a ogni persona fisica quando il conto supera i 25 euro IVA inclusa. Al di sotto di questa soglia resta obbligatoria se il cliente la richiede. Deve indicare la data, il nome e l'indirizzo del locale, il dettaglio dei piatti e delle bevande, il prezzo di ogni voce e il totale da pagare.
Questa ricevuta chiama in causa anche la vostra esposizione dei prezzi. Quelli annunciati sul menu devono corrispondere al centesimo a quelli riportati sul conto. E il rilievo piu frequente dei controlli, molto prima delle questioni di IVA.
La fattura rilasciata a un cliente professionale
Quando l'acquirente e un'impresa, un comitato aziendale o un'associazione, dovete emettere una fattura completa. L'articolo 289 del Code general des impots e l'articolo L441-9 del Code de commerce fissano l'elenco delle menzioni obbligatorie. Un seminario, un pranzo di lavoro, un servizio di catering: tutti questi casi rientrano in questo regime.
La fattura va emessa in due esemplari: l'originale per il cliente e una copia che conservate per 10 anni. E dovuta nel momento in cui la prestazione viene eseguita, non diverse settimane dopo.
| Elemento | Ricevuta a un privato | Fattura a un professionista |
|---|---|---|
| Soglia di rilascio | Obbligatoria oltre i 25 euro IVA inclusa | Obbligatoria dal primo euro |
| Identita del cliente | Non richiesta | Nome o ragione sociale e indirizzo di fatturazione |
| Numerazione | Basta il numero di cassa | Numero di fattura cronologico e senza salti |
| SIREN e forma giuridica | Non richiesti | Numero SIREN, RCS, capitale sociale |
| Menzioni sul pagamento | Non richieste | Termini, interessi di mora, indennizzo forfettario |
| Periodo di conservazione | 6 mesi per la copia | 10 anni |
Le menzioni obbligatorie in fattura, riga per riga
L'elenco e lungo, ma si memorizza per blocchi: chi vende, chi compra, che cosa, quanto, quando e a quali condizioni. Basta una sola informazione mancante per rendere il documento non conforme.
L'identita del venditore e dell'impresa
Il nome del venditore apre la fattura. Per una societa si tratta della denominazione sociale seguita dalla forma giuridica e dall'importo del capitale sociale. Per un imprenditore individuale, il cognome precede o segue la sigla EI.
- Indirizzo della sede e, se diverso, indirizzo del locale che esegue la prestazione
- Numero SIREN a nove cifre, oppure SIRET a quattordici cifre
- Citta del registro di iscrizione seguita dal numero RCS
- Numero di partita IVA intracomunitaria quando siete soggetti passivi
Il numero SIREN identifica l'impresa, il SIRET identifica il singolo locale. Entrambi sono ammessi, ma il SIRET e piu preciso se gestite piu indirizzi.
Il numero di fattura e la data di emissione
Ogni fattura porta un numero univoco, assegnato secondo una sequenza continua. Potete usare serie distinte per anno o per attivita, a patto di restare coerenti. Un numero saltato, agli occhi di un verificatore, e l'indizio di una fattura eliminata.
La data di emissione corrisponde al giorno in cui redigete il documento. Va indicata anche la data della prestazione o della consegna quando e diversa. Per un banchetto servito il 12 e fatturato il 15, entrambe le date devono comparire sulla fattura.
Il dettaglio della prestazione e gli importi
Il dettaglio e la parte che i ristoratori trascurano di piu. Scrivere semplicemente prestazione di ristorazione non basta. Dovete indicare la natura esatta dell'operazione, la quantita, il prezzo unitario al netto delle imposte e gli eventuali sconti.
Il piede della fattura riporta il totale imponibile, l'importo dell'IVA distinto per aliquota e il totale comprensivo di imposte. Quando piu aliquote convivono nella stessa fattura, ogni riga deve rimandare con chiarezza alla propria aliquota.
Su dieci fatture di seminario controllate in un locale, sette mettono bevande alcoliche e cibo su un'unica riga. Il cliente non riesce piu a recuperare correttamente l'IVA, e il reclamo arriva al ristorante.
IVA: le menzioni fiscali specifiche della ristorazione
La ristorazione somma piu aliquote sullo stesso conto. E questo che rende le vostre fatture piu tecniche di quelle di un negozio qualsiasi.
Le aliquote applicabili al consumo sul posto
I piatti e le bevande analcoliche consumati sul posto rientrano nell'aliquota del 10 %. Le bevande alcoliche seguono l'aliquota ordinaria del 20 %. I prodotti venduti da asporto in una confezione che ne consente la conservazione scendono al 5,5 %.
Su una fattura di pranzo di lavoro capita quindi spesso di avere due o addirittura tre aliquote. Ogni aliquota applicabile deve comparire con la propria base imponibile e il proprio importo, senza aggregazioni complessive.
IVA non applicabile: il regime di franchigia
Alcune strutture non addebitano l'imposta. Un catering in micro impresa sotto il regime di franchigia non incassa IVA e non la detrae. In quel caso riporta una menzione precisa: TVA non applicable, art. 293 B du CGI.
Non e una formula decorativa. Senza di essa l'amministrazione considera l'imposta dovuta e ve la richiede. Scrivere solo non applicabile, senza il riferimento all'articolo, non vi tutela.
Partita IVA e clienti esteri
Per una prestazione di servizi fatturata a un'impresa stabilita in un altro Paese dell'Unione, sulla fattura devono comparire la vostra partita IVA intracomunitaria e quella del cliente. Aggiungete la dicitura inversione contabile. Lo stesso principio vale per le operazioni esenti, che rimandano all'articolo di legge di riferimento.
Pagamento, penali e menzioni relative al saldo
Il blocco pagamento e quello che si dimentica piu spesso, sebbene sia esplicitamente sanzionato dal Code de commerce.
- Data di scadenza del pagamento e termine concesso
- Tasso degli interessi di mora applicabile in caso di ritardo
- Indennizzo forfettario di 40 euro per spese di recupero credito, dovuto da ogni cliente professionale
- Tasso di sconto per pagamento anticipato, oppure la dicitura sconto nullo
Il termine ordinario tra professionisti e di 30 giorni dalla prestazione. Puo arrivare a 60 giorni se il contratto lo prevede. Per un ristorante che lavora con conti clienti mensili, queste informazioni sono l'unico appiglio in caso di mancato pagamento.
Nota di credito, fattura rettificativa e altri casi particolari
Un errore non si corregge mai modificando una fattura gia emessa. Si emette una nota di credito, che riporta tutte le menzioni obbligatorie della fattura originaria.
La nota di credito ha un proprio numero, una propria data di emissione e fa riferimento esplicito al numero della fattura annullata o corretta. Gli importi sono espressi in negativo, con la relativa IVA. Una nota di credito parziale si limita alla somma effettivamente rimborsata.
Altro caso frequente: la fattura di acconto per una privatizzazione del locale. Segue le stesse regole e andra dedotta dal totale nella fattura a saldo. Pensate anche alle menzioni legate al vostro menu: le informazioni su allergeni e origine delle carni rientrano in un obbligo di informazione sugli allergeni al ristorante, distinto ma verificato dagli stessi funzionari.
La fatturazione elettronica: che cosa cambia per il vostro locale
La riforma della fatturazione elettronica impone progressivamente lo scambio delle fatture tra professionisti tramite piattaforme accreditate. La ricezione diventa obbligatoria per tutte le imprese dal 1° settembre 2026. L'emissione segue dal 1° settembre 2026 per le grandi imprese e le imprese di media dimensione, poi dal 1° settembre 2027 per le PMI e le micro imprese.
Una fattura elettronica non e un PDF inviato via mail. E un file strutturato, leggibile da una macchina, trasmesso attraverso una piattaforma. Il formato libero scompare per le operazioni tra soggetti passivi stabiliti in Francia.
Con la riforma arrivano quattro menzioni in piu: il numero SIREN del cliente, l'indirizzo di consegna se diverso, la natura dell'operazione (beni, servizi o mista) e l'opzione per il pagamento dell'imposta secondo il criterio degli addebiti. Preparatele fin d'ora nei vostri modelli.
Il vostro software di cassa deve gia essere certificato conforme ai requisiti di inalterabilita e conservazione. Verificate con il fornitore che gestisca anche i flussi elettronici. Molte soluzioni di menu digitale per ristorante si collegano ormai alla cassa, riducendo i doppi inserimenti tra menu, scontrino e fattura.
Sanzioni: cosa si rischia con una fattura non conforme?
Il regime e doppio. Sul piano fiscale, l'articolo 1737 del CGI prevede una sanzione di 15 euro per ogni menzione mancante o inesatta, con un tetto pari a un quarto dell'importo della fattura. Una fattura da 400 euro con sei dimenticanze non costera quindi piu di 100 euro, ma la ripetizione su un anno intero cambia l'ordine di grandezza.
Sul piano commerciale, il Code de commerce prevede una sanzione amministrativa fino a 75.000 euro per una persona fisica e 375.000 euro per una societa. Gli importi raddoppiano in caso di recidiva entro due anni.
Il rischio vero e un altro: una fattura non conforme puo far perdere al vostro cliente la detrazione dell'IVA. E lui la chiedera a voi. Per verificare che una fattura sia conforme, rileggetela con l'elenco delle menzioni alla mano, blocco per blocco, prima di inviarla.
Questi automatismi di conformita valgono per tutti i vostri supporti. L'esposizione dei prezzi in sala e in vetrina segue la stessa logica di tracciabilita: quello che il cliente legge deve corrispondere a quello che paga e a quello che voi fatturate.