Qu'est-ce qu'une facture, et quand devez-vous en emettre une ?
Une facture est un document qui constate une vente ou une prestation de services entre deux parties. Elle sert a la fois de preuve comptable, de justificatif fiscal et de titre de creance. Dans un restaurant, elle intervient des qu'un client professionnel vous la reclame.
La note que vous remettez en fin de repas n'est pas une facture au sens strict. C'est un document de caisse destine au consommateur final. Les deux obeissent a des regles distinctes, et confondre les deux coute cher en cas de controle.
La note remise a un client particulier
L'arrete du 8 juin 1967 impose la remise d'une note a toute personne physique des que l'addition depasse 25 euros TTC. En dessous de ce seuil, elle reste obligatoire si le client la demande. Elle doit preciser la date, le nom et l'adresse de l'etablissement, le detail des plats et des boissons, le prix de chaque article et le montant total a payer.
Cette note engage aussi votre affichage. Les prix annonces sur votre carte doivent correspondre au centime pres a ceux portes sur l'addition. C'est le point le plus souvent releve par la DGCCRF, bien avant les questions de TVA.
La facture delivree a un client professionnel
Des que l'acheteur est une entreprise, un comite d'entreprise ou une association, vous devez emettre une facture complete. L'article 289 du Code general des impots et l'article L441-9 du Code de commerce fixent la liste des mentions obligatoires. Un seminaire, un repas d'affaires, une prestation traiteur : tous ces cas relevent de ce regime.
La facture doit etre etablie en deux exemplaires, l'original pour le client et une copie que vous conservez 10 ans. Elle est due au moment de la realisation de la prestation, pas plusieurs semaines plus tard.
| Element | Note remise a un particulier | Facture pour un professionnel |
|---|---|---|
| Seuil de remise | Obligatoire au-dela de 25 euros TTC | Obligatoire des le premier euro |
| Identite du client | Non exigee | Nom ou raison sociale et adresse de facturation |
| Numerotation | Numero de caisse suffisant | Numero de facture chronologique et sans trou |
| SIREN et forme juridique | Non exiges | Numero SIREN, RCS, capital social |
| Mentions de paiement | Non exigees | Delai, penalites de retard, indemnite forfaitaire |
| Duree de conservation | 6 mois pour le double | 10 ans |
Les mentions obligatoires sur une facture, ligne par ligne
La liste est longue mais elle se retient par blocs : qui vend, qui achete, quoi, combien, quand et a quelles conditions. Une seule information manquante suffit a rendre le document non conforme.
L'identite du vendeur et de l'entreprise
Le nom du vendeur ouvre la facture. Pour une societe, il s'agit de la denomination sociale suivie de la forme juridique et du montant du capital social. Pour un entrepreneur individuel, le nom de famille precede ou suit la mention EI.
- Adresse du siege et, si elle differe, adresse de l'etablissement qui realise la prestation
- Numero SIREN a neuf chiffres, ou SIRET a quatorze chiffres
- Ville du greffe d'immatriculation suivie du numero RCS
- Numero de TVA intracommunautaire lorsque vous y etes assujetti
Le numero SIREN identifie l'entreprise, le SIRET identifie l'etablissement. Les deux sont acceptes, mais le SIRET est plus precis si vous exploitez plusieurs adresses.
Le numero de facture et la date d'emission
Chaque facture porte un numero unique, attribue selon une sequence continue. Vous pouvez utiliser des series distinctes par annee ou par activite, a condition de rester coherent. Un numero saute est un indice de facture supprimee aux yeux d'un verificateur.
La date d'emission correspond au jour ou vous etablissez le document. Il faut egalement mentionner la date de la prestation ou de la livraison lorsqu'elle differe. Pour un banquet servi le 12 et facture le 15, les deux dates doivent figurer sur la facture.
Le detail de la prestation et les montants
Le detail est la partie que les restaurateurs bâclent le plus. Ecrire simplement prestation de restauration ne suffit pas. Vous devez designer la nature exacte de l'operation, la quantite, le prix unitaire hors taxes et les eventuelles remises.
Le pied de facture reprend le montant total hors taxes, le montant de TVA par taux et le total toutes taxes comprises. Quand plusieurs taux coexistent sur la meme facture, chaque ligne doit renvoyer clairement a son taux.
Sur dix factures de seminaire controlees dans un etablissement, sept melangent les boissons alcoolisees et la nourriture sur une seule ligne. Le client ne peut plus recuperer sa TVA correctement, et c'est le restaurant qui recoit la reclamation.
TVA : les mentions fiscales specifiques a la restauration
La restauration cumule plusieurs taux sur un meme ticket. C'est ce qui rend vos factures plus techniques que celles d'un commerce classique.
Les taux applicables sur place
Les plats et les boissons sans alcool consommes sur place relevent du taux de 10 %. Les boissons alcoolisees relevent du taux normal de 20 %. Les produits vendus a emporter dans un conditionnement permettant leur conservation passent a 5,5 %.
Sur une facture de repas d'affaires, il est donc frequent d'avoir deux voire trois taux. Chaque taux de TVA applicable doit apparaitre avec sa base et son montant, sans agregation globale.
TVA non applicable : la franchise en base
Certaines structures ne facturent pas de taxe. Un traiteur en micro entreprise sous le regime de la franchise en base ne collecte pas de TVA et n'en deduit pas. Il porte alors une mention precise : TVA non applicable, art. 293 B du CGI.
Cette formule n'est pas decorative. Sans elle, l'administration considere que la taxe etait due et vous la reclame. Ecrire uniquement non applicable, sans reference a l'article, ne protege pas.
Numero de TVA et clients etrangers
Pour une prestation de services facturee a une entreprise etablie dans un autre pays de l'Union, votre numero de TVA intracommunautaire et celui du client doivent figurer sur la facture. Vous ajoutez la mention autoliquidation. Le meme principe s'applique aux operations exonerees, qui renvoient a l'article du CGI concerne.
Paiement, penalites et mentions relatives au reglement
Le bloc paiement est celui que l'on oublie le plus souvent, alors qu'il est explicitement sanctionne par le Code de commerce.
- Date d'echeance du reglement et delai de paiement accorde
- Taux des penalites de retard applicable en cas de paiement tardif
- Indemnite forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement, due a tout client professionnel
- Taux de l'escompte en cas de paiement anticipe, ou la mention escompte neant
Le delai de droit commun entre professionnels est de 30 jours apres la prestation. Il peut aller jusqu'a 60 jours si le contrat le prevoit. Pour un restaurant qui travaille avec des comptes clients mensuels, ces informations sont votre seul appui en cas d'impaye.
Avoir, facture rectificative et autres cas particuliers
Une erreur ne se corrige jamais en modifiant une facture deja emise. Vous emettez un avoir, qui reprend l'integralite des mentions obligatoires de la facture initiale.
L'avoir porte son propre numero, sa propre date d'emission, et fait reference explicite au numero de facture annulee ou corrigee. Les montants y sont exprimes en negatif, avec la TVA correspondante. Un avoir partiel se limite a la somme reellement remboursee.
Autre cas frequent : la facture d'acompte pour une privatisation. Elle suit les memes regles et devra etre deduite du montant total sur la facture de solde. Pensez aussi aux mentions liees a votre carte : les informations relatives aux allergenes et aux origines de viande relevent d'une obligation d'information sur les allergenes au restaurant, distincte mais controlee par les memes agents.
La facturation electronique : ce qui change pour votre etablissement
La reforme de la facturation electronique impose progressivement l'echange des factures entre professionnels via des plateformes agreees. La reception devient obligatoire pour toutes les entreprises au 1er septembre 2026. L'emission suit au 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les ETI, puis au 1er septembre 2027 pour les PME et les micro entreprises.
Une facture electronique n'est pas un PDF envoye par mail. C'est un fichier structure, lisible par une machine, transmis par une plateforme. Le format libre disparait pour les operations entre assujettis etablis en France.
Quatre mentions supplementaires arrivent avec la reforme : le numero SIREN du client, l'adresse de livraison si elle differe, la nature de l'operation (biens, services ou mixte) et l'option pour le paiement de la taxe d'apres les debits. Anticipez-les des maintenant dans vos modeles.
Votre logiciel de caisse doit deja etre certifie conforme aux exigences d'inalterabilite et de conservation. Verifiez aupres de votre editeur qu'il gerera aussi les flux electroniques. Beaucoup de solutions de carte digitale pour restaurant se connectent desormais a la caisse, ce qui limite les ressaisies entre le menu, le ticket et la facture.
Sanctions : que risque une facture non conforme ?
Le regime est double. Sur le plan fiscal, l'article 1737 du CGI prevoit une amende de 15 euros par mention manquante ou inexacte, plafonnee au quart du montant de la facture. Une facture de 400 euros avec six oublis ne coutera donc pas plus de 100 euros, mais la repetition sur une annee entiere change l'echelle.
Sur le plan commercial, le Code de commerce prevoit une amende administrative pouvant atteindre 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une societe. Ces montants doublent en cas de recidive dans les deux ans.
Le vrai risque est ailleurs : une facture non conforme peut priver votre client de la deduction de la TVA. Il vous la reclamera. Pour verifier qu'une facture est conforme, relisez-la avec la liste des mentions en main, bloc par bloc, avant l'envoi.
Ces reflexes de conformite valent pour l'ensemble de vos supports. L'affichage des prix en salle et en vitrine obeit a la meme logique de tracabilite : ce que le client lit doit correspondre a ce qu'il paie, et a ce que vous facturez.